Vragen over rollen in het proces
- Welke rollen en functies zijn er in het digitale aanleverproces gedefinieerd?
- Wat als ik aanlever via een mediabureau?
- Hoe kan ik een mediabureau namens een overheidsorganisatie registreren?
- Moet ik straks veel meer zelf doen wat vroeger mijn mediabureau deed?
- Wat moet er gebeuren om het nieuwe aanleverproces mogelijk te maken?
- Waarom zijn al die rollen in onze organisatie nodig? Dat hebben we nu ook niet.
Welke rollen en functies zijn er in het digitale aanleverproces gedefinieerd?
Overzicht rollen in aanleverproces
Er zijn vijf rollen gedefinieerd in het digitale aanleverproces. Hieronder vindt u de beschrijving per rol.
Bevoegd persoon
Een bevoegd persoon van de aanleverende organisatie is eindverantwoordelijk
voor het bekendmaken van de officiële publicaties. Daarnaast heeft een bevoegd
persoon het mandaat om één of meer contactpersonen voor de organisatie te
benoemen en te (laten) registreren door de Functioneel Beheerder van Sdu
Uitgevers. Idealiter is een bevoegd persoon de leidinggevende van de
contactpersoon, vanwege het escalatieniveau. Een bevoegd persoon kan niet
inloggen in het loket en kan dus niet aanleveren. Met de bevoegd persoon wordt
alleen contact opgenomen als, om welke redenen dan ook, er geen communicatie met
de contactpersoon mogelijk is.
Contactpersoon
De contactpersoon is verantwoordelijk voor de aan- en afmelding van
aanleveraars en supervisors die publicaties mogen aanleveren, goedkeuren en
intrekken in het Digitaal Loket. Daarnaast is de contactpersoon verantwoordelijk
voor het doorgeven van overige mutaties bij Sdu Uitgevers (bijvoorbeeld het
uitbreiden van autorisaties op het gebied van documenttypes of het afmelden van
personen die niet meer aanleveren). Sdu Uitgevers gebruikt de contactpersoon als
formeel aanspreekpunt binnen de organisatie. Een contactpersoon mag tevens
aanleveraar en supervisor zijn.
Aanleveraar
De aanleveraar levert de officiële publicatie aan en voorziet deze van
eventuele extra gegevens, zoals grondslag en documenttype. De aanleveraar kan de
door Sdu Uitgevers opgemaakte documenten vervolgens inzien via het Digitaal
Loket en bij expliciete goedkeuring zo nodig corrigeren of goedkeuren. Per
organisatie kunnen meerdere aanleveraars geregistreerd worden.
Groep
Een groep is een verzameling van aanleveraars die aan een zelfde
publicatiesoort werkt. Zij hebben een gemeenschappelijke werkvoorraad (een
gezamenlijke ‘inbox’). De gebruiker kan alleen opdrachten inzien en bewerken die
in zijn of haar groep voorkomen. De organisatie stelt één of meer groepen samen,
bijvoorbeeld een groep per afdeling of thema. Per groep kan slechts één persoon
als contactpersoon fungeren. De contactpersoon geeft op het registratieformulier
per groep aan welke documenttypes kunnen worden aangeleverd. Tevens geeft hij
aan of de notificaties van het loket naar een gezamenlijke inbox van de groep
verstuurd moeten worden of naar de aanleveraar van de opdracht.
Supervisor
Een supervisor is een rol bij de aanleverende partij die opdrachten kan inzien,
intrekken en eindproducten goedkeurt. Als een persoon zowel de rol van
aanleveraar als supervisor heeft, dan kan hij het proces van aanleveren t/m
goedkeuren eindproducten afhandelen.
Wat als ik aanlever via een mediabureau?
Indien een mediabureau namens een overheidsorganisatie – bijvoorbeeld een gemeente – kopij aanlevert aan Sdu, kan de gemeente twee dingen doen:
- De gemeente (die eindverantwoordelijk is voor de publicatie) kan het mediabureau als groep onder hun organisatie laten registreren en één of meer medewerkers van het mediabureau tot aanleveraar van de gemeente benoemen in het Digitaal Loket. De formulieren voor deze registratie zijn beschikbaar op de registratiepagina.
- De gemeente kan ervoor kiezen om zelf de aanlevering aan Sdu via het Digitaal Loket te gaan verzorgen.
Hoe kan ik een mediabureau namens een overheidsorganisatie registreren?
Uitgangspunt is dat de aanleverende overheidsorganisatie (bijvoorbeeld een gemeente of provincie) verantwoordelijk is voor de publicatie. Dat wil zeggen dat van deze overheidsorganisatie een bevoegd persoon, een contactpersoon en een groep in het Digitaal Loket zijn geregistreerd. De contactpersoon maakt een of meer groepen aan en meldt wie voor die groep(en) aanleveraar en/of supervisor zijn. Dat kunnen medewerkers van een reclame- of mediabureau zijn, al of niet aangevuld met eigen aanleveraars/supervisors van de organisatie.
Het mediabureau dient de opdrachtgevende organisatie te vragen de benodigde registratieformulieren van de registratiepagina te downloaden, in te vullen en naar Sdu te sturen. Het mediabureau kan zelf het formulier voor de aanleveraar naar Sdu zenden. Een toelichting bij het invullen van de formulieren vindt u hier.
Als een mediabureau voor meerdere organisaties aanlevert, dienen medewerker(s) van het bureau door iedere organisatie geautoriseerd te worden.
Schematisch ziet dit er als volgt uit:
Moet ik straks veel meer zelf doen wat vroeger mijn mediabureau deed?
U heeft uw publicatie nu hoogstwaarschijnlijk al elektronisch en in het formaat dat Sdu nodig heeft. U heeft de keuze om dat bestand samen met wat extra gegevens zelf aan te leveren aan Sdu of via uw mediabureau.
Wat moet er gebeuren om het nieuwe aanleverproces mogelijk te maken?
Om het nieuwe (digitale) aanleverproces mogelijk te maken, dient de organisatie zich te registreren in het Digitaal Loket en dienen rollen en groepen vastgelegd te worden. Zie de registratiepagina.
Waarom zijn al die rollen in onze organisatie nodig?
Dit is voor een juiste functiescheiding en verdeling van bevoegdheden. Een functionaris mag in het Digitaal Loket alleen doen waartoe deze persoon bevoegd is. Publicaties worden voorzien van metadata – gegevens over de publicatie – waar wellicht anderen over beslissen dan degene die nu nog de bestanden verstuurt.
